Kā tikt galā ar e-pasta trauksmi

Vai jums ir grūtības pārvaldīt savu e-pasta trauksmi? Ja jūsu ikdiena ir pārdrīkstīgi pārpildīta ar e-pasta paziņojumiem, reklāmas ziņām un darba lietiem, var šķist grūti saglabāt skaidru galvu. Tomēr nav jābūt šādai trauksmei parastai parādībai. Ar pareizām stratēģijām un rīkiem, jūs varat tikt galā ar e-pasta trauksmi un atgriezt kontroli pār savu e-pastu. Šajā rakstā mēs iepazīstināsim ar dažām noderīgām metodēm, kā atbrīvoties no e-pasta trauksmes un efektīvi pārvaldīt savu e-pastu.

Uzturēt saikni ar citiem cilvēkiem ir vieglāk nekā jebkad agrāk. Mēs varam ātri nosūtīt īsziņu, tērzēt sociālajos medijos vai pat ierakstīt balss piezīmi vai video. Protams, ir viegli saprast, kāpēc šī pļāpāšana ir tik pievilcīga. Pētījumi liecina, ka pozitīva sociālā mijiedarbība var veicināt dopamīna, ķīmiskas vielas, kas saistīta ar baudu un labu pašsajūtu, ražošanu.

Tajā pašā laikā, tā kā saziņa ir tik ērta, ir viegli pārņemt ziņas. Ja pieci cilvēki nosūta jums ātru sveicienu, šie sveicieni tiek ātri pievienoti.

Ievadiet e-pasta trauksmi — mūsdienu parādību, kas izriet no mūsu hipersavienotās pasaules, ko, iespējams, esam piedzīvojuši visi — neatkarīgi no tā, vai tas ir laiks, kad baidījāmies nosūtīt ziņojumu vai noklikšķināt uz šīs svarīgās atbildes. Psihologs Kia-Rai M. Prewitt, PhD, pēta e-pasta trauksmes cēloņus un sniedz padomus, kā tikt galā ar pārpildīto iesūtni.

Kas ir e-pasta trauksme?

Atbildēšana uz e-pastu bieži vien var šķist grūts darbs, jo tas ir kaut kas papildu, kas jums jāpārvalda papildus ikdienas aktivitātēm.

“Tas papildina to lietu sarakstu, par kurām jums ir jābūt atbildīgam,” saka Dr. Previts. “Cilvēkiem, kuri dod priekšroku īsziņām vai sociālajiem medijiem, e-pasts ir vēl viens saziņas veids, un tas var nebūt viņu vēlamais saziņas veids.”

Tomēr e-pasta trauksme “izpaužas vairākos veidos,” saka Dr Previts. “Tas varētu būt saistīts ar sajūtu, ka esat satriekts, jo jūsu e-pasta ziņojumi uzkrājas. Tas varētu būt saistīts ar vilcināšanos, piemēram, ja ir kaut kas negatīvs, ko jūs paredzat, vai jūs baidāties vai uztraucaties par to, kā atbildēt vai risināt problēmu e-pastā.

Cilvēkiem rodas trauksme visos e-pasta dzīves posmos. Iespējams, jūs uztraucaties, nosūtot svarīgu ziņojumu. Ja jūs uzreiz nedzirdat, tas var radīt bažas. Un, kad saņemat atbildi, jūs varētu vēlēties to atvērt.

Ātrais sociālo mediju un īsziņu sūtīšanas temps arī rada nereālas cerības uz e-pasta atbildes laiku. “Ja nosūtāt e-pastu un sagaidāt tūlītēju atbildi no kāda — un tā vietā jūs nedzirdat un esat neskaidrībā — tas var izraisīt trauksmi,” saka Dr. Previts.

Kāpēc e-pasts izraisa trauksmi?

Ikviens, kam ir nosliece uz sociālo trauksmi vai pat trauksmi kopumā, var būt uzņēmīgs pret e-pasta trauksmi. “Ja jūs jau uztraucaties par to, kā cilvēki uz jums skatās, jūsu rakstītais var jūs satraukt, jo neesat pārliecināts, kā viņi varētu interpretēt to, ko jūs rakstāt,” saka Dr. Previts.

Viņa piebilst, ka e-pasta trauksme bieži rodas arī no nesaskaņotām cerībām. “Mums visiem darbā ir dažāda veida pienākumi, un var būt cerības par to, kā un kad jums ir jāatbild uz e-pastiem. Kāds varētu būt noraizējies, ka citiem cilvēkiem ir cerības par to, kā un kad viņiem vajadzētu reaģēt.

Ja esat apzinīgs un lepojaties ar to, ka veidojat uzdevumu sarakstus un pēc tam pārbaudāt lietas, kad esat pabeidzis, e-pasta saziņas temps un apjoms arī rada stresu.

“Ja jūs, protams, uzskatāt, ka savlaicīga un pārdomāta atbildēšana uz e-pastiem ir atbildīgas uzvedības forma, tad, iespējams, jums var rasties trauksme, ja jūtat, ka nevarat tikt galā ar saviem pienākumiem,” viņa saka. . “No otras puses, e-pasta pārbaude var arī novērst uzmanību no citiem darba uzdevumiem.”

Ir arī neticami viegli kļūdīties, sūtot e-pasta ziņojumus — neatkarīgi no tā, vai tā ir apkaunojoša drukas kļūda, pielikuma aizmirstība vai nepareiza personas vārda pareizrakstība.

“Atbildot uz e-pastiem, cilvēki bieži nonāk laika trūkuma situācijā,” saka Dr. Previts. “Jāsteidzas rakstīt e-pastu, tas noteikti var radīt zināmu trauksmi. Ir viegli kaut ko palaist garām, pieļaut kļūdu vai apšaubīt, vai izmantojat toni, kas tiek uzskatīts par atbilstošu vai aizskarošu.

E-pastiem trūkst arī tāda veida balss lēciena un emocionālā konteksta, kas noskaidro pārpratumus. Piemēram, rakstīšana ar lielajiem burtiem tiek uzskatīta par kliegšanu, savukārt kāds var uzskatīt, ka esat rupjš, ja lietojat (vai nelietojat) pieturzīmes vai konkrētu sveicienu. “Varētu būt bažas par to, vai jūsu nodoms e-pastā tiek uztverts pareizi,” saka Dr Previts.

Kā pārvarēt trauksmi pēc e-pasta

Cīņa pret šo e-pastu kaudzi var likties nepārvarama, lai gan Dr. Prewitt sniedz padomus, kā cilvēki var saglabāt mieru niršanas laikā. Turklāt veidi, kā jūs parasti tiekat galā ar stresu vai trauksmi, piemēram, elpošanas vingrinājumi vai nomierinošas metodes, piemēram, meditācija, var arī mazināt trauksmi pēc e-pasta. Noderīga ir arī e-pasta prioritāšu noteikšana svarīguma secībā, jo, izstrādājot konkrētu plānu, lielāks uzdevums var justies vieglāk pārvaldāms.

Esiet reālistisks attiecībā uz e-pasta atbildes laiku

Padomājiet par saviem e-pasta ieradumiem: iespējams, jums nebūs laika uzreiz atbildēt uz ziņojumiem, jo ​​jums ir steidzami termiņi, atvaļinājumi vai citādi atrodaties prom no sava galda. Iespējams, ka tas pats attiecas arī uz citiem cilvēkiem. “Ja nosūtāt e-pastu, var paiet ilgāks laiks, līdz tiks saņemta atbilde,” saka Dr. Previts. “Tas, ka jūs nesaņemat tūlītēju atbildi, nenozīmē, ka kaut kas nav kārtībā.”

Nosakiet robežas, cik bieži pārbaudāt e-pastu un uz tiem atbildat

Dr Previts iesaka katru dienu atvēlēt laiku, lai atbildētu uz e-pastiem, jo ​​tas norāda, ka jūs ne vienmēr esat pieejams visu laiku. “Jūs nosakāt sev dažas robežas attiecībā uz to, kad sūtāt lietas,” viņa saka. “Cilvēki negaida, ka jūs vienmēr esat pieejams, lai nosūtītu tūlītēju atbildi.”

Jāatzīst, ka robežu noteikšana var būt sarežģīta, jo mēs esam tik ļoti saistīti ar e-pastu, izmantojot savus tālruņus un datorus. Ārpus darba laika jums, iespējams, būs jānovieto darba tālrunis vai klēpjdators ārpus dzirdes attāluma vai pat pilnībā jāizslēdz ierīces, lai netiktu pārbaudīti ziņojumi.

Skaidri paziņojiet citiem, kad neesat pieejams.

Darbs ārpus parastā darba laika dažreiz ir neizbēgams. Tomēr daudzi cilvēki ir stingri pārliecināti, ka naktī vai brīvdienās neskatīsies ar darbu saistītus e-pastus vai īsziņas. Pārvaldiet cerības par savu pieejamību. Ja jūs nepārbaudāt īsziņas pēc piektdienas pulksten pieciem, esiet par to jau iepriekš.

Saglabājiet savus e-pasta ziņojumus īsus un saldus

Tā kā mūsu smadzenēm ir jāizsijā tik daudz informācijas, īsāki e-pasta ziņojumi ir labāki. “Esiet tiešs un kodolīgs,” saka Dr. Previts un iesaka trīs līdz septiņu teikumu garumu, atkarībā no tā, kāda veida informāciju vēlaties sazināties.

“Dažiem cilvēkiem tiešas un kodolīgas valodas lietošana var radīt zināmu trauksmi, jo jūs varētu uztraukties par toni, ko sūtāt, ja tas nešķiet draudzīgs, jauks vai silts,” saka Dr. Previts.

Lai gan ir vilinoši kompensēt šo satraukumu, sūtot garākus e-pasta ziņojumus vai mainot toni, Dr. Previts saka: “Manuprāt, vislabāk ir kļūdīties formalitāšu pusē, ja vien nav abpusēji saskaņotas ērtas vai pazīstamas attiecības ar e-pasta adresāts.”

Nekavējoties neatbildiet uz satraucošiem e-pastiem

Ik pa laikam jūs saņemsiet e-pasta ziņojumu, kas jūs aizkaitinās, satrauks vai vienkārši sadusmo. Kad tas notiek, neatlaidiet dažas domas mirkļa karstumā. “Ja saņemat kaitinošu e-pasta ziņojumu, pauzējiet, pirms atbildat,” saka Dr. Previts. “Ievelciet dziļi elpu, lai jūs neatbildētu dusmās.” Vēl viena iespēja ir uzrakstīt e-pasta atbildi un pēc tam atstāt to melnrakstu mapē, lai to apskatītu vēlāk. Tāpat arī lūdzot uzticamam kolēģim paskatīties, pirms nospiežat sūtīt. “Atvēliet kādu laiku, lai pārdomātu, kas ir problēma un ko vēlaties paziņot e-pastā,” saka Dr Previts.

Lūdziet paskaidrojumus

Nesaprotama e-pasta saņemšana, saprotami, izraisa trauksmi. “Lūgt paskaidrojumus ir pilnīgi pareizi, ja neesat īsti pārliecināts, ko šī persona mēģina jums paziņot,” saka Dr Previts. “Ir pilnīgi pareizi atbildēt un teikt: “Es vēlos pārliecināties, ka saprotu, ko tu man jautā” vai “Es vēlos pārliecināties, ka atbildu pareizi. Vai tas ir tas, ko tu jautā?”

Paradoksāli, bet ātrs tālruņa zvans vai video tērzēšana var mazināt e-pasta trauksmi. Tieša saruna var atrisināt problēmas ātrāk nekā rakstiska turp un atpakaļ.

Un, ja nekas cits neizdodas, pārkalibrējiet savu skatījumu. Ar pacientiem, kuri saskaras ar trauksmi, Dr Prewitt saka, ka viņa bieži runās par biedējošiem scenārijiem, sperot soli atpakaļ. “Ja es runāju ar pacientu, kurš vēlas lūgt tikšanos ar savu vadītāju vai kolēģi: “Kas ir ļaunākais, kas var notikt?” Sliktākais, kas var notikt, ir tas, ka viņi var pateikt nē, ”viņa saka. “Un tad, atkarībā no tā, kas tas ir, es varētu jautāt:” Kāda ir iespējamība, ka tas notiks?

Sastopoties ar e-pasta trauksmi, svarīgi ir izveidot veselīgu attieksmi pret savu e-pastu. Šis process ietver regulāru izrindas izdzēšanu, svarīgu e-pastu saglabāšanu un prioritāšu noteikšanu. Tāpat arī ir svarīgi izveidot skaidrus laika ierobežojumus e-pasta pārvaldībai, lai nodrošinātu efektivitāti un mazinātu stresu. Turklāt, ir svarīgi izmantot e-pasta pārvaldības rīkus, piemēram, kategorizāciju un automātiskos filtra uzstādījumus, lai padarītu savu e-pastu pārvaldāmu un pārskatāmu. Lai nomierinātu savas e-pasta trauksmes, ir svarīgi atrast savu individuālo pieeju e-pasta pārvaldībai, lai nodrošinātu rīcības efektivitāti un mazinātu trauksmi.